synaix Referenz: Evangelische Kirche im Rheinland

EKiR mit Single-Sign-On-Portallösung für 21.000 Benutzer

Entwicklung und Betrieb eines Portals für ein Multi-Cloud-Applikations-Spektrum mit Single-Sign-On und User Help Desk für einen großen, nicht IT-affinen Benutzerkreis

 

Die Evangelische Kirche im Rheinland (EKiR), das sind 2,54 Millionen Mitglieder in 694 Gemeinden, die regional in 38 Kirchenkreisen zwischen Emmerich und Saarbrücken organisiert sind. Die Kirche hat rund 21.400 Beschäftigte und 112.300 Ehrenamtliche.

Im Jahr 2015 war Klaus Lammertz (Dezernent der Stabsstelle IT im Landeskirchenamt) mit folgenden Fragen konfrontiert:

Wie können die neuen IT-Sicherheitsanforderungen flächendeckend realisiert werden?

Wie können Userinnen und User durch eine komfortable Alternative überzeugt werden, Dropbox & Co. nicht mehr zu verwenden?

Wie können Anwendungen, Kompetenzen und Erfahrungen, die entwickelt bzw. erworben wurden, auch innerhalb der Evangelischen Kirche im Rheinland geteilt werden?

Eckparameter für die neue IT-Architektur

Gemeinsam mit synaix hat er innerhalb von sechs Monaten folgende Eckparameter für die zukünftige IT-Architektur erarbeitet:

  1. Alle Applikationen, von E-Mail bis hin zu Abrechnungs-Applikationen, sollen über den Webbrowser zu bedienen und sowohl am Desktop als auch mobil abrufbar sein.
  2. Die verschiedenen Applikationen müssen dezentral von verschiedenen Service-Providern bereitgestellt werden können, aber für den Benutzer unter einer einheitlichen Oberfläche abruf- und bedienbar sein.
  3. Ein zentrales Identitäts-Management und modernste Token-Technologie sollen sicherstellen, dass sich EKiR-Nutzer sicher anmelden können und ein Identitätsdiebstahl nahezu ausgeschlossen ist.
  4. Zum Einsatz kommen sollen vorrangig offene Softwaresysteme mit Standard-Schnittstellen auf Open Source Basis.
  5. Die einzelnen Systeme sollen so autark integriert werden, dass ein Wechsel einzelner Komponenten jederzeit möglich ist. Eine Abhängigkeit von einzelnen Produkten oder Dienstleistern ist unbedingt zu vermeiden.

Das Konzept wurde auf der Landessynode 2015 vorgestellt und verabschiedet. Während des gesamten Jahres 2016 hat ein Team aus 10 Personen mit mehreren Dienstleistern an der Umsetzung und Integration der Services gearbeitet.

Weitere Applikationen und Fachanwendungen sollen nun kurzfristig folgen und das Portal zu einem zentralen Einstiegspunkt für Mitarbeiter und Ehrenamtler werden lassen.

 

Die eigentliche Arbeit: Onboarding der User

Das Ziel: Migration von 5.000 Usern von der „alten“ Mail-Plattform und Registrierung sowie Inbetriebsetzung von mindestens 1.000 weiteren Benutzern. Eine besondere Aufgabe war es dabei, ein Bedien- und Support-Konzept für die gerade im Ehrenamt sehr heterogene Benutzergruppe zu erarbeiten. Zu Beginn des Projektes wurden die Bedienkonzepte aus den ersten Erfahrungen und dem Benutzerfeedback heraus optimiert.

Der Verantwortliche für IT-Sicherheit bei der evangelischen Kirche im Rheinland, René Rausch, meint: „Als Verantwortlicher für IT-Sicherheit freue ich mich besonders, unseren Gemeinden und Kirchenkreisen vor Ort eine zuverlässige, benutzerfreundliche und vor allem sichere Alternative zu On Premise-Systemen bieten zu können. Die IT-Verantwortlichen vor Ort können so in den Bereichen E-Mail und Cloudspeicher entlastet werden und ihre vielfältigen Geschäftsprozesse der Userinnen und User vor Ort stärker fokussieren.

Ziel

Angestrebt wurden neben einer deutlichen Kostenreduktion für Bereitstellung und Applikationsbetrieb:

  • Die Möglichkeit einer spontanen Bereitstellung betriebsbereiter Applikationsinstanzen
  • Eine verlässliche und schnelle Desaster-Recovery
  • Eine verbesserte Peronalquote zugunsten der Entwicklung gegenüber Installationsbetrieb

Ergebnis

Herausgekommen ist ein integriertes Portal mit folgenden Bausteinen für die Einführung:

  • Groupware-System auf Basis von Kopano mit Mail, Kalender und Adressverwaltung
  • 100% Active Sync-fähig für Smartphones und Tablets
  • Cloud-Speicher auf Basis von Seafile
  • Terminplanungstool Dudle
  • Self-Service
  • Oberfläche zur Abbildung der Prozesse, wie Onboarding und Freigabe von Ressourcen

Auch reife Organisationen können agiles IT Multi-Sourcing

Klaus Lammertz und Rene Rausch als EKiR-Projektleiter ziehen ebenfalls ein positives Fazit:

 

„Das gesamte Team kann stolz sein, diese Aufgabe gemeinsam gemeistert zu haben. Die evangelische Kirche im Rheinland hat gezeigt, dass modernstes IT Multi-Sourcing mit einer klaren Cloud-Strategie und absoluter User-Fokussierung kein Privileg von Startups ist, sondern auch von reifen Organisationen in agiler und flexibler Form erfolgreich eingeführt werden kann.“

 

Das gesamte synaix Team hat das Projekt jedenfalls auch begeistert – und wir freuen uns darauf, die entstandene Plattform gemeinsam mit Benutzern und dem EKiR-Team in Düsseldorf weiter zu entwickeln. Das nächste Ziel ist klar: mehr als 10.000 User auf der Plattform!

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Ansprechpartner

Jens Weber
Director Network and Infrastructure

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