Schrittweise zur E-Rechnung

synaix Newsletter Ausgabe 12/2009 vom 02.12.2009

Täglich gehen in deutschen Unternehmen Millionen Rechnungen ein. Nach Angaben des finnischen Dokumenten- und Informationslogistikers Itella können die Kosten für eine verarbeitete Papier-Eingangsrechnung schnell bei über 10 Euro liegen. Elektronische Rechnungen bieten daher ein großes Einsparpotential. Durch die Bearbeitung im digitalen Workflow ergeben sich direkte Kosteneinsparungen etwa durch die Einhaltung von Skontofristen, reduzierte Mahngebühren sowie einem niedrigeren Archivierungsaufwand. Für einen effizienten Prozess sollten alle Rechnungen eines Unternehmens in einem einheitlichen Datenstrom vorliegen und entsprechende Tools zur Weiterverarbeitung installiert sein. Da dieses Szenario in der Realität zunächst nicht zutrifft, stellen wir hier einige Tipps für die Umgestaltung des Rechnungseingangs und die Anbindung der Lieferanten vor.

Pragmatische Strategie:
Ein sofortiger Wechsel ist nicht realisierbar - entwickeln Sie lieber Ihre eigene Strategie für erreichbare Ziele in den nächsten ein bis drei Jahren. Priorisieren Sie dabei die Lieferanten, die Sie zur Mitarbeit gewinnen möchten und beginnen Sie mit einem Lieferanten, bei dem Sie hohe Erfolgschancen sehen. Überzeugen Sie vor allem Ihren Einkauf von den Vorteilen des Projekts für das Gesamte Unternehmen. Denn Ihr Einkauf kennt die Lieferanten und hat den direkten Draht zu ihnen.

Realistisch bleiben:
Haben Sie immer einen "Plan B" im Hinterkopf. Schließlich wollen Sie Ihre Prozesse auch dann optimieren können, wenn ein Lieferant nicht mitmacht. Scannen Sie Papierrechnungen zur weiteren Verarbeitung ein und machen Sie das Papier damit effizienter.

Planen Sie langfristig:
Sie müssen nicht alle Module und Technologien von Anfang an einsetzen. Überlegen Sie, ob kostengünstige ASP-Werkzeuge (Application Service Providing) eine Alternative darstellen können. Denn warum sollten Sie heute Scanner kaufen, wenn Sie morgen e-Rechnungen empfangen wollen? Brauchen Sie heute ein ausgefeiltes Workflow-System, wenn Sie morgen Rechnungs- und Wareneingangsdaten automatisch matchen wollen?

Mit einfachen Prozessen beginnen:
Geben Sie Ihren Lieferanten Unterstützung - z.B. in Form von Guidelines zur Umstellung in einfachen Schritten - anstatt ihn vor vollendete Tatsachen zu stellen.
Achten Sie vor allem auf Services, die für den Lieferanten keine Insellösung bedeuten, sondern auch für andere Kunden einsetzbar sind.

Flexibilität ausstrahlen:
So wie keine Papierrechnung gleich aussieht, ist auch elektronische Rechnung nicht gleich elektronische Rechnung. Zeigen Sie sich flexibel und akzeptieren Sie im Rechnungseingang verschiedene Formate. Öffnen Sie insgesamt möglichst viele Eingangskanäle etwa über eine Rechnungslogistik-Plattform.

Druck erhöhen:
Eigentlich sollte den Lieferanten bewusst sein, dass eine elektronische Rechnung nicht mehr "Kür" sondern "Pflicht" ist. Ansonsten sollten Sie gezielt Druck ausüben, ohne die Beziehung zum Lieferanten zu sehr zu belasten: Denkbar ist eine Bearbeitungsgebühr pro Rechnung oder eine längere Zahlungsfrist für Papier- Rechnungen.

Bei allen Fragen rund um das Thema elektronisches Dokumentenmanagement und der Implementierung von digitalen Workflows für effiziente Abläufe ist synaix Ihr Ansprechpartner. - Sprechen Sie uns einfach an!