Checkliste für Outsourcing- Willige - Ist Outsourcing für Sie eine Alternative?

synaix Newsletter Ausgabe 08/2009 vom 30.07.2009

Wenn jeder Euro für IT- Ausgaben auf den Prüfstand gestellt wird, steht das Thema Outsourcing oder Managed Services schnell ganz oben auf der Tagesordnung. Die Lösung klingt einfach: Der Outsourcing- Anbieter stellt eine Server- und IT-Infrastruktur zur Verfügung, die sogar dynamisch angepasst werden kann. Er gewährleistet ausfallsichere Performance und übernimmt auch noch grundlegende Administrationsaufgaben. Bevor aber mit diesem praktischen Szenario tatsächlich Einsparungen erzielt werden können, sollte sich jedes Unternehmen Gedanken machen über seine Anforderungen und die mit dem Outsourcing- Projekt verfolgten Ziele. Die folgende Checkliste unterstützt Sie dabei.

1. Welches strategische Ziel verfolge ich mit Outsourcing?
Beginnen wir gleich mit der schwierigsten Frage. "Kosten einsparen" lautet die Antwort meistens und wendet sich erst mal der Betrachtung der internen Kosten zu. Eigentlich sollte aber zunächst die Frage beantwortet werden, welche Bereiche wirklich ausgelagert werden können und was sinnvollerweise im Hause verbleibt. Die internen Kosten können hierfür Entscheidungshilfen geben.

2. Betrachtung der internen Kosten
Hierzu gehören neben Investitionen in Hard- und Software die Personalkosten für den Betrieb von Applikationen, die Administration und Maßnahmen zur Datensicherheit. Für eine ganzheitliche Betrachtung sollten dabei Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter ebenso berücksichtigt werden wie z.B. Energiekosten.

3. Festlegen des Outsourcing Umfangs und der Anforderungen
Soll die komplette IT ausgelagert werden oder nur bestimmte Applikationen? Welche Anforderungen habe ich an Bandbreite, Verfügbarkeit und Flexibilität? Inwieweit ist der Verfügbarkeit messbar und welche Reporting- Möglichkeiten gibt es?

4. Anforderungen an den Outsourcing- Partner
Betreibt der Anbieter ein eigenes Rechenzentrum, wie sind seine Prozesse organisiert (ITIL- Zertifizierung). Werden Zusatzdienste wie Virtualisierung angeboten? Hat der mögliche Partner bereits Erfahrung mit ähnlichen Szenarien? Welche Referenzen kann er vorweisen?

5. IT-Security und Compliance
Wie sind meine Daten beim Outsourcing- Partner geschützt? Verfügt er über Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 oder SAS 70? Wie ist das Rechenzentrum geschützt gegen unbefugten Zutritt und Ausfälle?

6. Vertragsgestaltung
Wie flexibel sind die Verträge? Wie sehen Service Level Agreements aus? Wie transparent sind die angebotenen Dienste und die Preisgestaltung?

7. Externe Kosten
Wie hoch sind die Kosten für das Outsourcing bei Berücksichtigung meiner Anforderungen?

8. Neben diesen Fragestellungen wird eine zentrale Frage oft vernachlässigt und bleibt dennoch wesentlich: Ist meine Organisation eigentlich bereit für Outsourcing? Welche Veränderungen in den Unternehmens- Prozessen sind dafür vorzunehmen und wie schnell lassen diese sich umsetzen? Sind die notwendigen Schnittstellen auf beiden Seiten klar definiert?

Und neben den rein finanziellen Abwägungen sollten Sie bei der Auswahl des geeigneten Outsourcing- Partners vor allem ein gutes Gefühl haben. Vertrauen ist und bleibt die wichtigste Basis, wenn Sie Ihre Daten einem Partner anvertrauen. Outsourcing- Beziehungen sind auf Langfristigkeit angelegt - das ergibt sich auch schon aus der umfangreichen Vorbereitung und Abstimmung eines solchen Projekts. Gerne stehen wir Ihnen in allen Fragen zum Thema Outsourcing als sicherer Partner zu Verfügung und überlegen mit Ihnen, ob und wie Outsourcing für Sie Sinn macht!