Geschäftsprozesse optimieren mit richtigen Schnittstellen

synaix Newsletter Ausgabe 07/2009 vom 01.07.2009

Wenn die Streichung der Bonuszahlung nicht genug bringt, werden Meetings ins Web verlegt, um Reisekosten zu reduzieren und den Angestellten die Handys gestrichen. Jetzt kommt sogar die Idee auf, die Mitarbeiter sollten ihren eigenen PC mit an den Arbeitsplatz bringen. - Die Bemühungen der Unternehmen zur Kosteneinsparung treiben teils seltsame Blüten. Doch das Ansetzen der großen Schere kann bei der Kappung der Unternehmenskosten den gleichen Schaden verursachen wie beim Rückschnitt der Obstbäume: Wenn man den Haupttrieb trifft, in diesem Fall die Kerngeschäftsprozesse des Unternehmens, ist es mit dem Ertrag erst mal vorbei.

Wesentlich sinnvoller ist es, wenn ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse genauer betrachtet und verbessert. Dabei werden Kostentreiber als wilde Triebe identifiziert und entsprechend gestutzt bzw. neue Lösungen gefunden. Über die Möglichkeit, durch Standardisierung von IT- Prozessen die Kosten zu reduzieren, haben wir in vergangenen Newslettern schon berichtet. Heute setzen wir den Fokus auf die richtigen Schnittstellen zum externen Dienstleister. So wie aus der Veredelung von Obstbäumen der bessere Apfel etc. entsteht, bringt die nahtlose Einbindung externer Dienstleister in Ihre Geschäftsprozessketten die qualitativ höhere aber letztlich kostengünstigere IT- Versorgung.

Die Auslagerung von Bereichen wie User HelpDesk oder 2nd Level Support funktioniert für die Mitarbeiter im Unternehmen dann zufriedenstellend, wenn es keine Medienbrüche im Prozessablauf gibt. Mit den richtigen Schnittstellen und einem einheitlichen Support- Tool bekommen die anfragenden Mitarbeiter ihre Lösung in angemessener Reaktionszeit, und es spielt für sie keine Rolle, ob der Vorgang intern oder extern bearbeitet wurde. Die Mitarbeiter im Support hingegen wissen die einheitliche Dokumentation und Abarbeitungsstatus zu schätzen. Die Veredelungsstelle bleibt auch beim Obstbaum sichtbar - warum der Apfel so gut schmeckt, ist für den Essenden nicht nachvollziehbar und letztlich egal.

Genauso lässt sich mit gut gewählten Schnittstellen der gesamte IT- Betrieb auslagern - oder jeder Teilbereich dazwischen. Wenn alle Beteiligten die Beziehung untereinander pflegen, wird auch die Zusammenarbeit gute Früchte tragen und Ihnen bleibt mehr Zeit für Wertschöpfung in Ihrem Kerngeschäft.