Studie: E-mail wird zum Standard am Arbeitsplatz

synaix Newsletter Ausgabe 09 / 2008 vom 02.09.2008

"Die E-Mail wird für immer mehr Arbeitsplätze zum Standard." Das ist das Ergebnis einer Studie, die der Branchenverband BITKOM bei der Aris Umfrageforschung in Auftrag gegeben hatte. Demnach haben 42 Prozent der Berufstätigen mindestens eine dienstliche E-Mail-Adresse. Bedenkt man, dass dabei nicht nur Büro- Jobs berücksichtigt wurden, ist das ein hoher Wert. Befragt wurden 1.001 deutschsprachige Personen in Privathaushalten im Alter von 14 Jahren und mehr.

Während die Aussage, dass jeder zweite Berufstätige mehr als fünf dienstliche E-Mails am Tag bekommt, bei einem Mitarbeiter im IT- Bereich eher ein mildes Lächeln hervorruft, stimmt ein anderes Ergebnis der Befragung doch nachdenklich: 54 Prozent der beruflichen E-Mail-Nutzer wünschen sich Orientierungshilfen vom Arbeitgeber; also Regeln, welche Vorgänge per E-Mail erledigt werden sollen und welche besser per Telefon oder im persönlichen Gespräch. Der BITKOM warnt sogar vor einem sparsamen Umgang mit den Funktionen "cc" und "allen antworten".

Diese Aussagen belegen eine häufig anzutreffende Vorgehensweise: Die Einführung eines E-mail-Systems im Unternehmen wird oft als rein technisches Projekt gesehen. Dabei bleibt die Einführung bei den Mitarbeitern zur unternehmenseinheitlichen Nutzung des Mediums vielfach auf der Strecke.

Auch wird die mit Einführung eines E-mail-Systems erwartete Effizienzsteigerung oft überschätzt: Das E-mail- Fach ist nur der elektronische Postkorb - damit ist aber noch kein Ablage- und Speichersystem geschaffen. Für ein Unternehmen entstehen gefährliche Stolperfallen, wenn Informationen nicht an festgelegten Orten abgelegt werden, wie das früher beim Aktenordner der Fall war. Ein Missmanagement in der Organisation kann aber nicht durch Technik behoben werden.

An erster Stelle müssen daher strukturierte Unternehmensabläufe stehen. Hierauf kann dann ein Dokumentenmanagementsystem zur strukturierten Ablage der elektronischen Dokumente aufsetzen. Die Einführung von E-mail am Arbeitsplatz nur um des technischen Fortschritts willen könnte sonst schnell zu einem höheren Anteil als den heutigen 37 Prozent der Befragten führen, die für E-Mail-freie Tage im Job plädieren.

Bei allen Fragen zum Thema Einführung von E-Mail- Systemen und Dokumentenmanagement beraten wir Sie gerne. Sprechen Sie uns einfach an! - mailto:newsletter@synaix.de.